Administration Manager
Administration Manager
Onze partner is een toonaangevende leverancier van hoogwaardige bedrijfswageninrichtingen en oplossingen voor professionele organisaties. Met een sterk team van bijna 50 medewerkers, verdeeld over vier filialen en een mobiele montagedienst, streven zij naar uitstekende service en klanttevredenheid. De focus op innovatie en klanttevredenheid stelt hen in staat om de efficiëntie en productiviteit van hun klanten te verbeteren.
Omschrijving
De Administration Manager werkt nauw samen met de Managing Director en de Service & Planningsmanager en speelt een cruciale rol in het dagelijkse beheer van zowel de operationele als administratieve processen. De functie vereist een hands-on mentaliteit, met een sterke focus op uitvoerende taken. De Administration Manager zorgt ervoor dat alle operationele activiteiten en administratieve ondersteuningsprocessen soepel en efficiënt verlopen en biedt actieve ondersteuning aan de Managing Director en de Service & Planningsmanager bij strategische en operationele vraagstukken. Het financiële luik is een belangrijk onderdeel van deze functie, waarbij nauwkeurigheid en zorgvuldigheid vereist zijn.
Verantwoordelijkheden Operationele Taken
- Efficiëntie- en productiviteitsbewaking: Samen met de Service & Planningsmanager en de Managing Director monitoren van output en doorlooptijden om de kwaliteit en efficiëntie van het werk te waarborgen.
- Klantgerichtheid: Onderhouden van een klantgerichte aanpak door ervoor te zorgen dat de werkzaamheden voldoen aan klantverwachtingen en bedrijfsstandaarden.
- Optimalisatie van processen: In overleg met de Service & Planningsmanager en de Managing Director verbeteringen identificeren en implementeren in de workflow voor productie- en montageprocessen.
- Cross-functionele Samenwerking: Werken met diverse afdelingen om een geïntegreerde aanpak te waarborgen. Optreden als adviseur en expert op operationele gebieden.
Administratieve Taken
- Documentbeheer en administratieve processen: Beheren van administratieve processen, waaronder ondersteuning bij HR-taken en het naleven van interne richtlijnen.
- Correcte facturatie: Ervoor zorgen dat de facturatieprocessen correct en tijdig plaatsvinden. Het garanderen van een nauwkeurige en efficiënte facturatie is een belangrijk focuspunt van de functie.
- Facturatie en financiële ondersteuning: Ondersteuning bieden aan de Service & Planningsmanager en de Managing Director bij facturatieprocessen en samenwerken met de financiële afdeling om administratieve processen te stroomlijnen.
- BTW-aangifte: Het opvolgen, beheren en tijdig indienen van de BTW-aangifte is een essentieel onderdeel van de financiële verantwoordelijkheden van de functie.
- Voorraadbeheer en inkoopadministratie: Bijhouden van voorraadgegevens en ondersteunen bij inkoop.
- HR en personeelsbeheer: Basis HR-ondersteuning bieden, zoals opvolging van verlofaanvragen en ziekteverzuim in samenspraak met de Service & Planningsmanager.
- KPI-opvolging: Het mee opvolgen van de KPI’s van de serviceafdeling, samen met de Service & Planningsmanager, om de prestaties en doelstellingen te monitoren en bij te sturen waar nodig.
Profiel
- Opleiding: Bachelor- of Masterdiploma bedrijfsmanagement.
- Ervaring: Minimaal 3-5 jaar relevante werkervaring in een administratieve rol, bij voorkeur in een technische of productieomgeving.
- Kennis: Basiskennis van financiële en administratieve processen; ervaring met ERP-systemen (zoals SAP) is een pluspunt. Ervaring met BTW-aangiftes en belastingadministratie is een vereiste.
- Competenties:
- Uitstekende analytische, organisatorische en communicatieve vaardigheden.
- Vermogen om strategisch te denken, te plannen en uit te voeren met een hands-on aanpak.
- Sterke probleemoplossende vaardigheden en het vermogen om snel beslissingen te nemen in een operationele context.
- Proactieve en flexibele werkhouding, met het vermogen om zelfstandig te werken en prioriteiten te stellen.
- Teamspeler die effectief kan samenwerken met de Managing Director, Service & Planningsmanager en andere afdelingen.
- Talenkennis: Uitstekende beheersing van het Nederlands, goede kennis van het Frans en Engels.
Aanbod
Onze partner biedt een dynamische en professionele werkomgeving met een hands-on cultuur. In deze rol krijg je de kans om een directe impact te hebben op de operationele efficiëntie binnen een groeiend bedrijf. Zij bieden een competitief salarispakket met extralegale voordelen en mogelijkheden voor training en ontwikkeling.